自從2012年電子發(fā)票橫空出世，在企業(yè)中的應(yīng)用慢慢變得越來越廣泛。雖然電子發(fā)票取代紙質(zhì)發(fā)票是一個(gè)大趨勢(shì)，但目前來說，電子發(fā)票報(bào)銷似乎還有一些痛點(diǎn)難以解決。今天就來談?wù)勲娮影l(fā)票時(shí)代，財(cái)務(wù)人的管控之道！
痛點(diǎn)一：不得不報(bào)銷
根據(jù)《國家稅務(wù)總局關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》(國家稅務(wù)總局公告2015年第84號(hào))，該公告自2015年12月1日起施行。
國家推出了增值稅電子發(fā)票，目前只有增值稅電子普通發(fā)票，沒有增值稅電子專用發(fā)票。增值稅電子普通發(fā)票的開票方和受票方需要紙質(zhì)發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件，其法律效力、基本用途、使用規(guī)定等與稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同。
也就是說，企業(yè)如果收到增值稅電子普通發(fā)票，可以自行打印版式文件紙質(zhì)發(fā)票做原始憑證，其版式文件已經(jīng)按規(guī)定蓋發(fā)票專用章，不需要打印后再另加蓋發(fā)票專用章。所以公司員工提供的電子發(fā)票該報(bào)銷還得報(bào)銷！
痛點(diǎn)二：重復(fù)報(bào)銷
目前電子發(fā)票的報(bào)銷確實(shí)存在監(jiān)管上的漏洞，因?yàn)槟壳半娮影l(fā)票的打印次數(shù)不受限制，可以無限次的打印。正因?yàn)榭梢宰孕写蛴?，又不需要額外再加蓋專用章，這就給手工報(bào)銷帶來重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。
痛點(diǎn)三：篡改發(fā)票基本信息來報(bào)銷
現(xiàn)在PS功能很強(qiáng)大，造假技能越來越高明，任何只要稍微有些"想法"的人，都可通過修改電子發(fā)票金額或者抬頭。修改之后發(fā)票編碼是沒有變的，如果去校驗(yàn)發(fā)票的話，一般是不會(huì)出現(xiàn)問題的。假如財(cái)務(wù)沒有充分地檢查，是很難發(fā)現(xiàn)發(fā)票有問題的！
支招一：電子發(fā)票如何報(bào)銷？
第一種辦法：將開票方通過增值稅電子開票系統(tǒng)開出的增值稅電子普通發(fā)票的開票信息，打印成增值稅電子普通發(fā)票的文件作為報(bào)銷附件，用傳統(tǒng)辦法粘貼報(bào)銷。
第二種辦法：接收開票方通過增值稅電子開票系統(tǒng)開出的增值稅電子普通發(fā)票的開票信息，將電子發(fā)票信息保存在適當(dāng)?shù)拿浇橹?，?bào)銷憑證上注明電子發(fā)票存放的位置及進(jìn)入的路徑。
2016年財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合公布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中已明確了電子會(huì)計(jì)檔案的法律地位，只要滿足該辦法規(guī)定的條件，電子發(fā)票的開票方或受票方，可僅以電子形式對(duì)發(fā)票進(jìn)行歸檔保存。開票方或受票方需要紙質(zhì)發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件。
支招二：怎么保證不出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷呢？
1.財(cái)務(wù)部可以對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以發(fā)票號(hào)碼作為標(biāo)識(shí)，這樣就能避免重復(fù)報(bào)銷，還有個(gè)簡(jiǎn)易方法，在我們報(bào)銷系統(tǒng)里增加電子發(fā)票號(hào)碼字段。
2.通過Excel表格做臺(tái)賬。把所有的電子發(fā)票，發(fā)票編碼統(tǒng)一在Excel表格中，從中篩選排除相同的發(fā)票編碼，可防范電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷。也可以再增加電子發(fā)票校驗(yàn)和鑒偽功能，如輸入發(fā)票編碼，即可判斷發(fā)票的真假和是否為重復(fù)發(fā)票。
3.電子發(fā)票在報(bào)銷系統(tǒng)中應(yīng)用之外，還可以結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的ERP、CRM等系統(tǒng)，到時(shí)發(fā)票資料全部電子化集中處理，發(fā)票的管理也將變得簡(jiǎn)單，將大大提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。
4.還可以一刀切！凡是涉及電子發(fā)票報(bào)銷，不允許以紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷，以防篡改發(fā)票信息。這樣也可以從根源上規(guī)避造假和重復(fù)！
支招三：電子發(fā)票報(bào)銷指南
1.請(qǐng)報(bào)銷經(jīng)手人自行打印電子發(fā)票作為報(bào)銷的原始票據(jù)，電子發(fā)票有相關(guān)明細(xì)及附件的，請(qǐng)隨電子發(fā)票一并附上作為報(bào)銷的原始憑據(jù)。
2.請(qǐng)報(bào)銷經(jīng)手人在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入電子發(fā)票的12位發(fā)票代碼及8位發(fā)票號(hào)碼，未錄入電子發(fā)票號(hào)或錯(cuò)誤錄入電子發(fā)票號(hào)將不能正常報(bào)銷。
3.請(qǐng)報(bào)銷經(jīng)手人自行在稅務(wù)局網(wǎng)站查驗(yàn)電子發(fā)票真?zhèn)涡畔?，并承諾沒有重復(fù)報(bào)銷電子發(fā)票，報(bào)銷經(jīng)手人及經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及電子發(fā)票的真實(shí)性負(fù)責(zé)。
4.員工每月月底遞交上月發(fā)票，最遲不能超過兩個(gè)月報(bào)銷時(shí)間。
公司相關(guān)部門將對(duì)報(bào)銷的電子發(fā)票進(jìn)行抽查核實(shí)，并自動(dòng)記錄已報(bào)銷過的電子發(fā)票號(hào)，對(duì)報(bào)銷虛假電子發(fā)票及重復(fù)報(bào)銷電子發(fā)票的情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將依規(guī)追究有關(guān)人員責(zé)任。